Receptionen i Arboga kommunhus: ”Välkommen till Köping!”

Köping, Arboga och Kungsör bildade Västra Mälardalens kommunalförbund 2004. Anders Röhfors, ordförande i direktionen för Västra Mälardalens kommunalförbund och Åsa Öberg Thorstenson, förvaltningschef för verksamheten berättar om att idén med förbundet är att effektivisera och minska kostnaderna i verksamheter som kan skötas tillsammans. Det handlar bland annat om räddningstjänst, löneadministration, telefoni och informationsteknik, upphandling, parkeringstillstånd, bostadsanpassning och krisberedskap.

Köping, Arboga och Kungsör bildade Västra Mälardalens kommunalförbund 2004. Anders Röhfors, ordförande i direktionen för Västra Mälardalens kommunalförbund och Åsa Öberg Thorstenson, förvaltningschef för verksamheten berättar om idén med förbundet.

Dialog: Vilket var syftet med att bilda ert kommunalförbund?

Åsa Öberg Thorstenson: Det handlar om ekonomi, effektivitet och kompetensförsörjning. 2004 bildades Västra Mälardalens Kommunalförbund som då hanterade räddningstjänsten. 2006 utökades samarbetet med ett antal administrativa områden. Dessa är lönehantering, pensioner, upphandling, inköp, bostadsanpassningsbidrag, parkeringstillstånd, IT-drift, helpdesk för IT och lönefrågor, skanning, arkivverksamhet, krisberedskap och säkerhetssamordning. Även förvaltning av kommungemensamma system; till exempel ekonomisystemet, personalsystem, telefoni samt förvaltning av intranät och extern webbplats. Delar av dessa administrativa områden utnyttjas även av Surahammars kommun som blev medlem i kommunalförbundet 2012.

Anders Röhfors: Utanför kommunalförbundet samarbetar Köping, Arboga och Kungsör även – i en gemensam nämnd – när det gäller överförmyndarverksamheten. Här deltar ytterligare två kommuner: Hallstahammar och Surahammar.

Dialog: Hur ser ni på skillnaden mellan ett kommunalförbund och ett bolag som ägs av flera olika kommuner gemensamt?

Anders Röhfors: Ett kommunalt bolag styrs av politikernas ägardirektiv och aktiebolagslagen. Det gör ju inte ett kommunalförbund, vilket medger en annan – och mer direkt politisk – styrning.

Dialog: Hur ser rollfördelningen ut mellan kommunerna och kommunalförbundet?

Anders Röhfors: Kommunalförbundet styrs politiskt av en direktion med representanter för medlemskommunerna. Respektive kommuns kommunstyrelseordförande ingår i direktionen. Vi har dessutom ett beredningsutskott där kommunstyrelseordföranden i respektive kommun ingår. Sammantaget ger det förutsättningar för en bra överblick.

Åsa Öberg Thorstenson: Ordförandeskapet i direktionen växlar mellan medlemskommunerna varje tvåårsperiod. Till en början hade man ettåriga mandatperioder, men det bedömde man vara en alltför kort period.

De verksamheter vi har inom kommunalförbundet
är sällan politiskt kontroversiella.

Dialog: Kung slår knekt heter det i ett talesätt. Vem är kungen i detta sammanhang – kommunerna eller kommunalförbundet?

Anders Röhfors: Förstås är det ägarna som ska bestämma. Det ska inte vara ”Vi och dom”, utan ”Vi – Tillsammans”. Jag blev kommunstyrelseordförande i Arboga 2016. Två år senare blev jag ordförande i kommunalförbundet. Min bedömning är att kommunrepresentanternas engagemang i förbundet, främst i form av delaktighet från direktionen, måste öka. Som jag sa tidigare är samtliga medlemmars kommunstyrelseordföranden engagerade i förbundets direktion. Detta är en markering av verksamhetens betydelse. Bra ur översiktsaspekt, men det tar samtidigt mycket tid för oss som redan är upptagna i vår roll som kommunstyrelseordförande. Kanske bör man välja andra förtroendevalda som i högre grad kan fokusera mer på kommunalförbundets verksamhet …
Själv ser jag mig som en pragmatiker och vill ha en stark styrning av organisationen. Det gäller inte bara den politiska ledningen, utan också tjänstemannaledningen. Du Åsa träffar ju kommuncheferna och informerar om verksamheten och vad som behöver göras. Det är viktigt. Strävan efter ett fördjupat kommunsamarbete mellan Köping, Arboga och Kungsör har pågått sedan augusti 2016. Det har också positivt påverkat samarbetet i kommunalförbundet, så det känns som att vi är en bit på väg …

Dialog: Ja, det kanske finns ett antal kommunala bolag och kommunalförbund som tycker att det är ganska skönt att arbeta i skuggan av den kommunala förvaltningen.

Åsa Öberg Thorstenson: Det kan nog stämma i vissa fall. Ibland tror jag att kommunalförbunden har fått leva sina egna liv lite för mycket. Och oavsett vad, så är det viktigt att alla kommunala verksamheter är en del av ett kommunkoncerntänkande.

Anders Röhfors: Absolut. Det är måste för en bra kontroll och samordning och en övergripande processutveckling.

Dialog: Vilka demokratiska aspekter ser ni på att driva verksamhet i kommunalförbund?

Anders Röhfors: Risken är att ett kommunalförbund blir en egen kommun. Vi har 4–5 möten i kommunalförbundet per år. Då handlar det rätt mycket om att ta ställning till styrdokument och liknande. I övrigt blir det inte så mycket inblandning av direktionen. Däremot har samverkan mellan kommuncheferna ökat. Det finns också en demokratisk risk att småpartier inte får ta plats i direktion, eftersom den då skulle kunna anses bli för stor. Det är viktigt att vara försiktig när man beslutar om vilka områden som ska in i ett kommunalförbund. Förbundet ska ju inte bli större än kommunerna. För helt klart är insynen sämre i ett kommunalförbund än vad den är i den verksamhet som drivs i den traditionella kommunala förvaltningen.

Åsa Öberg Thorstenson: Kommunikation är ett verktyg för att nå ut till medborgarna om verksamheten. Exempel är bostadsanpassningsbidrag och parkeringstillstånd. Här har vi flyttat informationen från kommunalförbundets webbplats till kommunernas webbplatser. Detta gör informationen mer lättillgänglig för invånarna.

Dialog: En annan demokratisk infallsvinkel är att de politiska majoriteterna är olika i medlemskommunerna. En politiker kan få lokalt gehör för en fråga, men när den kommer till kommunalförbundet, så finns det inte majoritet att driva frågan i den riktning som politikern förespeglat sina väljare. Är detta någonting som ni har upplevt?

Anders Röhfors: Nej. De verksamheter vi har inom kommunalförbundet är sällan politiskt kontroversiella.

Åsa Öberg Thorstenson: Det skulle möjligtvis vara upphandlingsområdet, där det kan finnas olika ideologiska synsätt.

Dialog: Hur överens är man om finansieringen och hur mycket de enskilda kommunerna ska bidra med?

Anders Röhfors: [Skratt] Detta är en pågående process, och är något av en fight där man både ger och tar. Finansieringen är en av de stora stötestenarna i ett kommunalförbund.

Åsa Öberg Thorstenson: Samtidigt tycker jag att vi överlag har ett positivt samarbetsklimat. Hur många styrdokument som än finns, så betyder relationer och förståelse för helheten alltid mycket för slutresultatet.

Dialog: Hur ser kulturskillnaderna mellan de tre kommunerna ut? Finns det till exempel någon syskonrang? Och hur påverkar det samarbetsklimatet?

Åsa Öberg Thorstenson: Som förvaltningschef för kommunalförbundet möter jag kommunstyrelseordföranden, kommunchefer, ekonomichefer och HR-chefer [Human Resources; personalfrågor] i olika sammanhang. Här har olika kommuner olika syn på sig själva. Någon tycker att de kanske är mer betydelsefull, medan någon annan tar steget tillbaka. Den kulturella bakgrunden skiljer sig en del, trots det korta avståndet mellan de tre kommunerna. Någon har en mer akademisk prägel, någon bär sin historia mer än andra och så vidare …

Anders Röhfors: Sedan de tre kommunernas gemensamma avsiktsförklaring om ett utökat samarbete, så har förtroendet oss emellan ökat. Detta har också påverkat attityden i kommunalförbundet. Löser vi inte saker i kommunalförbundet, så kommer vi heller inte vidare i övrig samverkan. Min tro är att alla ser att samverkan är helt avgörande för vår överlevnad – för att vi ska klara de välfärdsuppgifter som åligger oss som kommuner. Vi klarar dem inte ensamma.

Dialog: Kan det finnas en inbyggd rivalitet i ett kommunalförbund? Att alla vill ha så stor bit av kakan själv, till exempel att förlägga så stor del av verksamheten i den egna kommunen?

Anders Röhfors: I vårt fall är det så att hela kommunalförbundets verksamhet är placerad i Köping. Detta kan man förstås ha fördelningspolitiska synpunkter på. Å andra sidan finns det praktiska argument för att ha allt på samma ställe.

Åsa Öberg Thorstenson: Som förvaltningschef ser jag ett värde i att ha verksamheten geografiskt samlad. Samtidigt kan jag förstå dom som ser värdet av att fördela personal mellan medlemskommunerna. Frågan blir nog större i kommunalförbund med stora reseavstånd. Samarbetet blir tydligt när man går förbi receptionen i Arbogas kommunhus och hör personalen inleda ett inkommande telefonsamtal med orden: ”Välkommen till Köping!”

Dialog: Vilka resultat har kommunalförbundet skapat? Har det till exempel underlättat kompetensförsörjningen?

Åsa Öberg Thorstenson: Vi har tydliga avläsbara kvalitativa och kvantitativa målsättningar för verksamheten. Överlag känns resultaten bra, men förbättringspotentialen är stor. När det gäller kompetensförsörjningen så har det inte varit särskilt svårt att rekrytera nya medarbetare. Det gäller även de specialisttjänster som kommunalförbundet har. Jag upplever att förbundet är en attraktiv arbetsgivare. Många ser positivt på att jobba i en samarbetsorganisation.

Dialog: I vissa fall kan man skönja att en del anser det som högre status att vara anställd i ett kommunalt bolag jämfört med att vara anställd i en kommunal förvaltning. Ser ni någon liknande skillnad när det gäller ett kommunalförbund?

Åsa Öberg Thorstenson: Nej.

Dialog: Vilka betyg — ur demokrati-, ur effektivitetsoch ekonomiperspektiv — sätter ni på kommunalförbundets verksamhet?

Anders Röhfors: När det gäller demokrati, så delar jag inte ut ett högre betyg än ”godkänt”. Som jag har sagt tidigare under vårt samtal handlar det om otillräckligt politikerengagemang.

Åsa Öberg Thorstenson: En förklaring till det bristande engagemanget kan vara att kommunalförbundets arbetsområden inte upplevs som så politiskt intressanta. Effektiviteten ger jag ”godkänt”. En anledning är att man inte samordnade ordentligt från början. Ett exempel är lönekontoren. När de placerades tillsammans fick var och en ändå fortsätta och göra lite som man ville. Men de sista åren tycker jag att kommunalförbundets roll som redskap för effektivitet och kvalitet har blivit mer uppmärksammad. Under 2018 har en inköpscentral bildats. Här är styrningen både tydligare och mer bestämd. När det gäller ekonomiska effekter tänker jag först på upphandlingsverksamheten. Ett betydelsefullt område som vi tittar på just nu är verksamhetssystem. Där har det tidigare varit fritt val, man har kunnat köpa de system man själv vill. Nu kartlägger vi alla system som vi arbetar med. Ambitionen är att vi ska minska antalet kraftigt allteftersom avtalen löper ut. När det gäller vård- och omsorgsverksamheten, så kommer man i nästa upphandling att samsas om ett enda gemensamt system. Samma gäller för socialförvaltningen.

Anders Röhfors: Och detta är viktigt. En bättre upphandling sparar miljonbelopp samtidigt som den – när den görs rätt – även leder till högre kvalitet och effektivitet.

Dialog: Vilken betydelse har entreprenörskap för ett kommunalförbund?

Anders Röhfors: Entreprenörskap är kreativitet och nya sätt att tänka. Det är viktigt att bejaka i alla verksamheter. Här kan vi bli bättre.

Dialog: Ska man vara medlem i ett kommunalförbund i vissa delar av verksamheten eller är det ”all in” som gäller?

Anders Röhfors: Intressant fråga, där jag tycker att det inte finns ett självklart svar. Att tillåta delvis delaktighet kan underlätta rekrytering av nya kommunmedlemmar. Samtidigt infinner sig tanken på det logiska i att man är medlem fullt ut.

Dialog: Vilka utvecklingsmöjligheter ser ni för ert kommunalförbund?

Åsa Öberg Thorstenson: Vi behöver arbeta ännu mer enhetligt. Digitalisering är också ett område där vi ser stora värden i att samarbeta.

Anders Röhfors: Vi kan göra mycket bättre. Hela tiden måste vi bära med oss insikten att kommunalförbundet är ett verktyg för medlemmarna. Och inte tvärtom.